Was kostet es, Akten digitalisieren zu lassen?
Der Preis pro Ordner ist die erste Zahl, die Sie sehen, und selten die letzte, die Sie zahlen. Diese Seite erklärt, aus welchen vier Blöcken sich die Gesamtkosten zusammensetzen, und zeigt, warum die Abrechnungseinheit am Ende mehr ausmacht als der Grundpreis.
Öffentliche Onlinekalkulatoren bundesweiter Scandienstleister lagen im September 2026 bei rund 39 bis 49 Euro je Aktenordner, netto und ohne Umsatzsteuer. Unsere Preise liegen in derselben Spanne.
Der Unterschied entsteht deshalb nicht beim Grundpreis, sondern bei drei Dingen: wie viele Blatt darin enthalten sind, ob nach Blatt oder nach gescannter Seite nachberechnet wird, und was rund um den Scan enthalten ist. Diese Seite rechnet das durch.
Alle Marktangaben auf dieser Seite beziehen sich auf öffentlich zugängliche Onlinekalkulatoren, Stand 8. September 2026. Solche Kalkulatoren weisen ihr Ergebnis regelmäßig als unverbindlichen Richtwert aus.
Die vier Kostenblöcke
Der Grundpreis je Einheit
Die beworbene Zahl, meist als „ab" angegeben. Sie unterscheidet nach Ordner breit, Ordner schmal und Akte oder Hefter, weil sich der Aufwand nach der Papiermenge richtet, nicht nach dem Behältnis.
Der größte Kostentreiber dahinter ist die Vorbereitung: Entklammern, Entheften, Folien entfernen. Je nach Zustand der Unterlagen sind das zehn bis fünfzig Minuten pro Akte. Deshalb gilt ein „ab"-Preis regelmäßig nur für sauberes, gleichförmiges Material.
Die enthaltene Blattzahl
Dies ist der Block, der am häufigsten übersehen wird und den größten Unterschied macht. Die im Grundpreis enthaltene Menge liegt typischerweise bei 450 Blatt für einen breiten Ordner.
Die physische Kapazität liegt höher. Ein Ordner mit 8 cm Rücken fasst 600 bis 800 Blatt, ein schmaler mit 5 cm Rücken 350 bis 500. Als Faustregel entspricht ein Zentimeter Füllhöhe rund 95 Blatt bei 80-Gramm-Papier. Wer ein Archiv digitalisieren lässt, schickt selten halbleere Ordner. Die Nachberechnung ist damit nicht die Ausnahme, sondern der Normalfall.
Transport, Verpackung und Nebenkosten
Hier unterscheiden sich die Modelle deutlich. Manche Anbieter rechnen Abholung und Rücklieferung pauschal je Kilometer ab, andere berechnen das Verpacken vor Ort nach Stundensatz, wieder andere versenden Transportboxen, die der Auftraggeber selbst befüllt und versiegelt.
Bei kleineren Aufträgen kommen häufig Pauschalen für Verwaltungsaufwand hinzu, weil Nebentätigkeiten erst ab einer bestimmten Auftragsgröße im Preis enthalten sind.
Ihr eigener Aufwand
Der Block, der in keinem Angebot steht. Er entsteht an drei Stellen: beim Verpacken und Auspacken der Unterlagen, bei Rückfragen während der Bearbeitung und vor allem bei der Rückgabe.
Werden die Originale zurückgeliefert, geschieht das bei vielen Anbietern in lose zurückgelegter Form, mit einem Gummiband fixiert. Ein erneutes Einheften gehört nicht zum Standard. Das Wiedereinsortieren kostet erfahrungsgemäß zehn bis fünfzehn Minuten pro Ordner, und es fällt bei Personal an, das dafür nicht eingestellt wurde.
Blatt oder Seite: der Unterschied, den niemand nachrechnet
Bei nahezu gleichem Grundpreis entscheidet die Nachberechnung. Und dort gibt es zwei Modelle, die sehr unterschiedlich ausfallen können.
Wir rechnen je physischem Blatt. Vorder- und Rückseite zählen zusammen als ein Blatt, weil ein Duplexscanner beide Seiten in einem Durchlauf erfasst. Andere Anbieter rechnen je gescannter Seite. Bei einseitig bedrucktem Papier ist das dasselbe. Bei beidseitig bedrucktem Papier ist es der Faktor zwei.
| Anteil beidseitig bedruckt | Abrechnung je Blatt (0,09 €) | Abrechnung je Seite (0,06 €) |
|---|---|---|
| keine | 59,80 € | 56,00 € |
| rund 63 Blatt | 59,80 € | 59,80 € |
| die Hälfte, 285 Blatt | 59,80 € | 73,10 € |
| vollständig | 59,80 € | 90,20 € |
Ab etwa 63 beidseitig bedruckten Blatt in einem Ordner liegt die seitenbasierte Abrechnung über der blattbasierten. In Buchhaltungs-, Personal- und Mandantenbeständen ist beidseitiger Druck der Normalfall, nicht die Ausnahme.
Deshalb steht die Frage nach Blatt oder Seite in der Fragenliste weiter unten an erster Stelle. Sie ist die einzige Position, bei der sich zwei fast identische Angebote am Ende deutlich unterscheiden können.
Und die Dauer
Überregionale Scanzentren nennen üblicherweise zwei bis vier Wochen ab Eingang der Unterlagen. Hinzu kommt der Transport in beide Richtungen, und für die Rücklieferung der Originale sind vertraglich häufig noch einmal bis zu vier Wochen vorgesehen.
Von Tür zu Tür sind damit sechs bis zehn Wochen realistisch. Für ein Altarchiv ist das unproblematisch. Relevant wird es bei der Frage, was passiert, wenn Sie während dieser Zeit ein Original benötigen. Klären Sie vorher, wie eine Zwischenabfrage abläuft und wie lange sie dauert.
Acht Fragen vor der Beauftragung
Diese Punkte klären mehr als ein Preisvergleich, weil sie bestimmen, was der Preis überhaupt umfasst. Stellen Sie sie jedem Anbieter, auch uns.
- Wie viele Blatt sind im Grundpreis enthalten, und was kostet jedes weitere?Und werden Blatt oder Seiten gezählt? Beidseitig bedrucktes Papier macht hier den Faktor zwei aus.
- Wie wird die Blattzahl ermittelt und nachgewiesen?Ein Geräteprotokoll, das der Rechnung beiliegt, ist prüfbar. Eine Schätzung nicht.
- Ist der Preis verbindlich oder ein Richtwert?Online-Kalkulatoren weisen ihr Ergebnis häufig ausdrücklich als unverbindlich aus.
- Sind Transport und Verpackung enthalten, und wer packt?Beim Versand per Transportbox befüllt und versiegelt in der Regel der Auftraggeber selbst.
- Werden die Originale eingeheftet zurückgegeben oder lose?Der häufigste versteckte Kostenblock. Fragen Sie ausdrücklich nach dem Zustand bei Rückgabe.
- Was genau bekommen Sie als Datei?Eine Datei je Ordner ist der Standard. Wonach werden Dateien benannt, und gibt es eine Zeichenbegrenzung?
- Wie wird kontrolliert?Stichprobe oder jede Datei. Und: Werden Leerseiten automatisch nach Dateigröße gelöscht? Ein blasser Vermerk kann davon betroffen sein.
- Wo werden Unterlagen und Daten verarbeitet, und durch wen?Ort des Scanzentrums, Ort der Datenerfassung, eingesetzte Unterauftragnehmer. Bei Berufsgeheimnisträgern ist das keine Nebenfrage.
Wie wir es machen
Wir rechnen ebenfalls nach Einheit und Blattzahl ab, weil das die einzige Größe ist, die dem Aufwand entspricht. Der Unterschied liegt bei den anderen drei Blöcken: Abholung und Rücklieferung in Münster sind ab 450 Euro Auftragswert enthalten, die Blattzahl liegt als Geräteprotokoll der Rechnung bei, und die Originale kommen einsortiert zurück, nicht lose.
Damit entfällt der vierte Block bei Ihnen fast vollständig. Das ist der Teil, den wir verkaufen.
Häufige Fragen
Was kostet die Digitalisierung eines Aktenordners?
Öffentliche Onlinekalkulatoren bundesweiter Scandienstleister lagen im September 2026 bei rund 39 bis 49 Euro netto je Aktenordner, abhängig von Rückenbreite und Umfang. Unsere Preise liegen in derselben Spanne: 49 Euro je breitem Ordner bis 450 Blatt, 39 Euro je schmalem Ordner bis 250 Blatt. Entscheidend für den Endbetrag ist weniger der Grundpreis als die enthaltene Blattzahl und die Frage, ob je Blatt oder je gescannter Seite nachberechnet wird.
Wie viele Blatt passen in einen Aktenordner?
Ein breiter Ordner mit 8 cm Rücken fasst etwa 600 bis 800 Blatt, ein schmaler Ordner mit 5 cm Rücken etwa 350 bis 500 Blatt. Register, Klarsichthüllen und stärkeres Papier verringern die Zahl. Als Faustregel entspricht ein Zentimeter Füllhöhe rund 95 Blatt bei üblichem 80-Gramm-Papier.
Warum ist der Angebotspreis oft niedriger als die Rechnung?
Drei Gründe: Die im Grundpreis enthaltene Blattzahl liegt unter der tatsächlichen Füllung, Transport und Verpackung werden gesondert berechnet, und Online-Kalkulatoren weisen ihre Ergebnisse häufig ausdrücklich als unverbindlichen Richtwert aus. Hinzu kommt der Aufwand, der beim Auftraggeber verbleibt, etwa das Verpacken und das Wiedereinsortieren zurückgelieferter loser Seiten.
Wie lange dauert die Digitalisierung von Akten?
Überregionale Scanzentren nennen üblicherweise zwei bis vier Wochen ab Eingang der Unterlagen. Hinzu kommen der Transport in beide Richtungen und die Frist für die Rücklieferung der Originale, die vertraglich bis zu vier weitere Wochen betragen kann. Von Tür zu Tür sind sechs bis zehn Wochen realistisch.
Was passiert mit den Originalen nach dem Scannen?
Üblich sind drei Varianten: Rücklieferung, Einlagerung in einem Archiv des Dienstleisters oder datenschutzkonforme Vernichtung nach Freigabe. Bei der Rücklieferung werden die Seiten häufig lose in die Akte zurückgelegt und mit einem Gummiband fixiert, da ein erneutes Einheften nicht zum Standardleistungsumfang gehört. Fragen Sie diesen Punkt vor der Beauftragung ab.
Rechnen Sie es an einem Ordner nach.
Ein Testordner je Unternehmen, bis 450 Blatt, im Stadtgebiet Münster, nach Terminvereinbarung. Vor der Abholung schließen wir den erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag.