Wie lange müssen Patientenakten aufbewahrt werden?
Zehn Jahre ist die Antwort, die jeder kennt. Für einen Teil der Unterlagen in einer durchschnittlichen Praxis ist sie falsch. Diese Seite ordnet die Fristen nach Unterlagenart, erklärt den Fristbeginn und was bei einer Praxisabgabe gilt.
Die Grundregel steht in § 630f Abs. 3 BGB: zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Der Wortlaut stellt diese Frist unter den Vorbehalt anderer Aufbewahrungsfristen. Andere heißt nicht zwingend längere.
Für den Regelfall bleibt es bei den zehn Jahren. Abweichende Fristen greifen vor allem dort, wo die Praxis eine bestimmte Anwendung selbst vorgenommen hat, etwa eine Behandlung mit ionisierender Strahlung oder die Gabe von Blutprodukten. Wer beides nicht anbietet, hat es im Kern mit einer Frist zu tun und nicht mit acht.
Und der Fristablauf ist kein Vernichtungsdatum. Die gesetzlichen Fristen sind Mindestfristen. Ob länger aufzubewahren ist, ist eine Frage der Erforderlichkeit im Einzelfall.
Fristen nach Unterlagenart
Die folgende Übersicht nennt die Fristen, die in einer allgemein- oder fachärztlichen Praxis am häufigsten zusammentreffen. Sie ist eine Orientierung für die Bestandsplanung, keine Rechtsberatung.
| Unterlagenart | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Behandlungsdokumentation einschließlich vertragsärztlicher Dokumentation | 10 Jahre | § 630f Abs. 3 BGB; § 10 Abs. 3 BO ÄKWL; § 57 Abs. 2 BMV-Ä |
| Aufzeichnungen und Bilddaten einer Strahlenuntersuchung bei Volljährigen | 10 Jahre | § 85 Abs. 2 Nr. 2a StrlSchG, ab der letzten Untersuchung |
| Aufzeichnungen und Bilddaten einer Strahlenuntersuchung bei Minderjährigen | bis zum 28. Lebensjahr | § 85 Abs. 2 Nr. 2b StrlSchG |
| Aufzeichnungen über eine Behandlung mit ionisierender Strahlung | 30 Jahre | § 85 Abs. 2 Nr. 1 StrlSchG, ab der letzten Behandlung |
| Allgemeine Dokumentation der Anwendung von Blutprodukten | mind. 15 Jahre | § 14 Abs. 1 und 3 TFG |
| Daten zur Rückverfolgung angewendeter Blutprodukte | mind. 30 Jahre | § 14 Abs. 2 und 3 TFG |
| BtM-Rezepte und BtM-Nachweisunterlagen | 3 Jahre | §§ 8, 10 und 13 BtMVV, Fristbeginn je nach Unterlagenart |
| Arbeitsmedizinische Unterlagen bei bestimmten krebserzeugenden oder erbgutverändernden Expositionen | mind. 40 Jahre | AMR 6.1, ab der letzten Vorsorge |
| Rechnungen und sonstige Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 und 4 AO, ab Schluss des Entstehungsjahres |
| Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 und 4 AO, ab Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres |
Der Fristbeginn ist der häufigste Irrtum
Die Frist läuft nicht ab dem Datum des einzelnen Dokuments. Sie läuft ab dem Abschluss der Behandlung.
Bei einer Patientin, die zwanzig Jahre lang in derselben Praxis behandelt wurde, beginnt die Zehnjahresfrist für die gesamte Akte erst mit dem letzten Behandlungskontakt. Der Befund von 2006 ist damit nicht seit 2016 entbehrlich, sondern erst zehn Jahre nach dem Ende der Behandlungsbeziehung.
Genau daran scheitern die meisten Bestandsschätzungen. Ein Archiv, das nach Jahrgängen sortiert im Keller steht, lässt sich nach diesem Kriterium nicht ordnen, ohne jede einzelne Akte zu öffnen. Der Ordner sagt nichts darüber aus, wann die Behandlung endete.
- Chronische Verläufe verlängern den gesamten BestandJe länger die Behandlungsbeziehung, desto später beginnt die Frist für die ältesten Unterlagen darin.
- Verstorbene PatientenDie Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem Tod. Sie läuft ab dem letzten Behandlungskontakt weiter.
- Eigene Anwendung, nicht fremder BefundDie besonderen Fristen des Strahlenschutz- und des Transfusionsrechts treffen die Stelle, die die Anwendung selbst vorgenommen hat. Ein extern erstellter radiologischer Befund in Ihrer Akte begründet für sich genommen keine Dreißigjahresfrist.
Aufbewahrungsfrist für Patientenakten bei Praxisabgabe oder Praxisauflösung
Die Aufbewahrungsfrist für Patientenakten endet nicht automatisch mit der Praxisabgabe oder Praxisauflösung. Während bei einer Übergabe insbesondere der zulässige Zugriff des Nachfolgers geregelt werden muss, muss bei einer vollständigen Auflösung die weitere sichere Verwahrung des verbleibenden Aktenbestands organisiert werden.
Die Aufbewahrungspflicht ist personengebunden. Sie bleibt bei der abgebenden Ärztin oder dem abgebenden Arzt und geht nicht automatisch auf den Nachfolger über.
Der Grund ist die Schweigepflicht. Der Nachfolger darf in die Dokumentation früherer Behandlungen nur einsehen, wenn die betroffene Patientin oder der betroffene Patient eingewilligt hat. Eine pauschale Übergabe des Archivs wäre eine Offenbarung nach § 203 StGB.
Der etablierte Weg ist das Zwei-Schrank-Modell: Der Altbestand bleibt räumlich und organisatorisch getrennt und unter der Verfügungsgewalt des Abgebenden. Der Nachfolger verwahrt ihn allenfalls treuhänderisch und greift nur im Einzelfall und nach Einwilligung darauf zu.
Praktisch entsteht daraus ein Problem, das mit der Praxis nichts mehr zu tun hat. Wer die Praxis abgibt, hat in der Regel auch die Räume abgegeben und muss zehn Jahre und länger einen Bestand vorhalten, für den es keinen Platz mehr gibt und auf den gelegentlich zugegriffen werden muss.
Was nach Ablauf der Frist gilt
Der Ablauf einer Frist ist kein Vernichtungsdatum. Die genannten Zeiträume sind Mindestfristen. Ob eine Akte danach zu löschen ist, ist eine eigene Prüfung.
Ablauf feststellen
Die Frist endet nicht für das Archiv, sondern für die einzelne Akte. Ohne eine Auswertung je Akte lässt sich nicht sagen, welcher Teil des Bestands entbehrlich geworden ist. In einem Papierarchiv bedeutet das: jede Akte in die Hand nehmen.
Erforderlichkeit prüfen
Fortbestehende medizinische Relevanz, laufende oder absehbare Verfahren und die Abwehr von Haftungsansprüchen können eine längere Aufbewahrung rechtfertigen. Die Aufsichtsbehörden empfehlen ausdrücklich diese Abwägung im Einzelfall, weder eine automatische Löschung nach zehn Jahren noch eine pauschale Aufbewahrung über dreißig Jahre.
Abweichende Fristen aussondern
Unterlagen, für die Ihre Praxis nach Strahlenschutz-, Transfusions- oder Arbeitsmedizinrecht verantwortlich ist, sind vor der Vernichtung aus dem Bestand zu trennen. Das setzt voraus, dass bekannt ist, in welchen Akten sie liegen.
Datenschutzkonform vernichten
Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Die Vernichtung hat so zu erfolgen, dass eine Wiederherstellung ausgeschlossen ist. Der Altpapiercontainer erfüllt diese Anforderung nicht.
Vorgang dokumentieren
Festzuhalten sind, welche Unterlagen wann und auf welchem Weg vernichtet wurden. Ohne diesen Nachweis lässt sich später weder ein Auskunftsverlangen noch ein Haftungsvorwurf sauber beantworten.
Was die Digitalisierung daran ändert, und was nicht
Sie ändert keine Frist. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach der Art der Unterlagen, nicht nach dem Medium. Wer digitalisiert, muss genauso lange vorhalten wie vorher.
Was sich ändert, ist die Handhabbarkeit. In einem durchsuchbaren Bestand lässt sich feststellen, wann die letzte Behandlung stattfand, welche Akten Strahlen- oder Transfusionsunterlagen enthalten und welcher Teil des Archivs tatsächlich entbehrlich geworden ist. Im Papierbestand ist genau das die Arbeit, die niemand macht, weshalb Praxisarchive selten kleiner werden.
Ebenso wenig ersetzt die Digitalisierung das Original, solange kein ersetzendes Scannen nach den dafür geltenden Anforderungen durchgeführt wird. Wir bieten das nicht an und vernichten keine Unterlagen. Sie erhalten die Originale vollständig und einsortiert zurück und entscheiden anschließend selbst.
Wie wir mit Praxisunterlagen arbeiten
Wir holen die Unterlagen persönlich in verschlossenen Behältern ab, verarbeiten sie ausschließlich in der Ludgeristraße und bringen die Originale einsortiert zurück. Kein Paketdienst, kein externes Scanzentrum, keine Unterauftragnehmer im Transport-, Scan- oder Erfassungsprozess.
Vor der ersten Abholung schließen wir den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Alle eingesetzten Personen werden in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen nach § 203 StGB belehrt. Benötigen Sie während der Bearbeitung eine Akte, geben wir sie bei Anforderung bis 12 Uhr am selben Werktag persönlich zurück.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Patientenakten aufbewahrt werden?
Die Grundregel steht in § 630f Abs. 3 BGB: zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Der Vorbehalt im Gesetz betrifft andere Aufbewahrungsfristen, nicht ausschließlich längere. Abweichende Fristen greifen vor allem dort, wo die Praxis eine Anwendung selbst vorgenommen hat: 30 Jahre für eine Behandlung mit ionisierender Strahlung, mindestens 30 Jahre für Rückverfolgungsdaten zu Blutprodukten. Eine Praxis ohne solche Anwendungen arbeitet im Kern mit der Zehnjahresfrist.
Müssen Patientenakten nach Ablauf der Frist vernichtet werden?
Nicht automatisch. Die gesetzlichen Fristen sind Mindestfristen, keine Vernichtungstermine. Ob nach Fristablauf zu löschen ist, richtet sich nach einer Prüfung der Erforderlichkeit im Einzelfall: fortbestehende medizinische Relevanz, laufende oder absehbare Verfahren, Abwehr von Haftungsansprüchen. Die Aufsichtsbehörden empfehlen ausdrücklich diese Abwägung statt einer automatischen Löschung oder einer pauschalen Aufbewahrung über dreißig Jahre.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen?
Nicht mit dem Datum des einzelnen Dokuments, sondern mit dem Abschluss der Behandlung. Bei einem Patienten, der über zwanzig Jahre in Behandlung war, beginnt die Frist für die gesamte Akte erst mit dem letzten Behandlungskontakt. Das ist der häufigste Irrtum bei der Bestandsbewertung und der Grund, warum Altbestände regelmäßig größer sind als erwartet.
Wer bleibt bei einer Praxisabgabe für die Patientenakten verantwortlich?
Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei der abgebenden Ärztin oder dem abgebenden Arzt. Der Nachfolger darf die Akten nicht ohne Weiteres übernehmen, weil der Zugriff auf die Dokumentation eine Einwilligung der Patienten voraussetzt. Üblich ist deshalb das Zwei-Schrank-Modell: Der Altbestand bleibt getrennt und unter der Verfügungsgewalt des Abgebenden, der Nachfolger greift nur nach Einwilligung im Einzelfall darauf zu.
Ersetzt die elektronische Patientenakte die Aufbewahrungspflicht?
Nein. Die elektronische Patientenakte nach § 341 SGB V ist eine versichertengeführte Akte und ersetzt die Dokumentationspflicht der Praxis nach § 630f BGB nicht. Die eigene Behandlungsdokumentation ist unabhängig davon zu führen und aufzubewahren.
Darf eine Praxis Patientenakten von einem externen Dienstleister digitalisieren lassen?
Ja, unter zwei Voraussetzungen. Es ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu schließen, da Gesundheitsdaten besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sind. Und alle eingesetzten Personen sind in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten und über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung nach § 203 StGB zu belehren.
Verkürzt die Digitalisierung die Aufbewahrungsfrist?
Nein. Die Frist richtet sich nach der Art der Unterlagen, nicht nach dem Medium. Die Digitalisierung ändert nichts an der Dauer. Sie ändert, wie aufwendig es ist, den Fristablauf überhaupt festzustellen und die betroffenen Unterlagen anschließend gezielt zu vernichten.
Diese Seite gibt einen Überblick über die einschlägigen Vorschriften und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die jeweils geltende Fassung der genannten Gesetze und die Berufsordnung Ihrer Ärztekammer.
Fangen Sie mit einem Ordner an.
Ein Testordner je Praxis, bis 450 Blatt, im Stadtgebiet Münster, nach Terminvereinbarung. Vor der Abholung schließen wir den erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag.